Vi høster frugterne af brugernes input

Når bygninger skal tages i brug som arbejdspladser, er det ikke usædvanligt, at brugerne skal ændre nogle processer eller måder at arbejde på. Ved at inddrage brugerne tidligt og inden indflytningen kan der høstes mange værdifulde input til, hvordan bygningerne kan bruges optimalt. Herved sikres en mere smidig drift.

På Sjællands Universitetshospital (SUH) er de i gang med at udbygge sygehuset i Køge. Det er det største byggeprojekt i Region Sjællands historie. Da den første fløj i det nye byggeri var ved at stå klar i 2022, vurderede SUH, at det var hensigtsmæssigt at styrke deres interne sygehusorganisation med en koordinator. Koordinatoren skulle bidrage i perioden fra, at bygningen blev afleveret til sygehuset og indtil indflytningen.

Koordinatoren skulle udarbejde en aktiveringsplan for at sikre, at den nye fløj blev et fuldt funktionsdygtigt hospital, inden patientflytningen sættes i gang. Dertil skulle koordinatoren stå for facilitering og koordinering af samt opfølgning på den nye aktiveringsplan i tæt dialog med interne og regionale enheder, herunder Bygherreorganisationen, Sygehusapoteket, Koncern IT, Medicoteknik, og driftsafdelingerne på SUH og i Region Sjælland.

Artelia fik opgaven, og siden har bygherrerådgiver Chadi Chebib været koordinator og haft sin daglige gang på SUH i Køge.

Efter planlægningen af aktiveringstidsplanen har jeg fungeret som lokal koordinator – det vil sige, at jeg har haft ansvaret for at holde styr på tidsplanen, sikre den løbende dialog og opfølgning med de forskellige interessentgrupper og faciliteret en lang række møder. Jeg fandt hurtigt ud af, at vi hos Artelia kunne bidrage med vores erfaring ved at implementere systemunderstøttelse i brugerinddragelsesprocessen. Til denne proces havde vi brug for et system, der kunne logge alle brugergruppernes input og samtidigt understøtte den visuelle gennemgang.

Chadi ChebibRådgiver

Bygherrerådgivning & Udbud

Chadis kollega Aidin M. Irandoust er specialist i computer-aided facilities management (CAFM) software, der er fællesbetegnelse for IT-systemer, som understøtter drift af ejendomme. Han blev inddraget til at hjælpe med at sikre systemunderstøttelse af hele processen.

Lokalegennemgang med brugerne
Aidin har også deltaget i de lokalegennemgange, der indgik som en del af aktiveringsplanen. Her var der sat en uge af til at gennemgå otte etager med brugerne. Ved lokalegennemgangen skulle de forskellige brugergrupper med hver deres kontrolpunkter for øje forholde sig til de nye lokalers indretning. Dette er afgørende for at sikre funktionaliteten og de fremtidige arbejdsprocesser i de nye lokaler.

Medarbejderne gennemgik eksempelvis, om lys og stikkontakter virkede, om solafskærmning og diskretionspersienner fungerede, om medicoteknisk udstyr var placeret korrekt, om vinduer kunne eller skulle kunne åbnes mv. Brugerne registrerede løbende alle iagttagelser på en tablet.

Inden jeg blev inddraget i projektet, skulle alt registreres i Excel. I samarbejde med koordinatoren vurderede vi, at det er essentielt at kunne samle alle input og koble det til noget visuelt som en planoversigt, billeder fra lokalet eller lignende. Derfor hjalp vi dem med at få implementeret et digitalt værktøj, der giver et godt overblik ved en lokalegennemgang, både for brugergrupperne, der kommer med udbedringsønsker, og den ansvarlige, der senere skal udbedre dem. Samtidig har vi leveret et skræddersyet dashboard, SUH kan bruge til at synliggøre fremdriften i processen.

Aidin M. IrandoustSeniorrådgiver

Driftsherrerådgivning

Lokalegennemgang som en del af forandringsledelse
For en organisation som et hospital, der ikke kan lukke en afdeling i en uge for at flytte, giver det værdi at investere tid i at forberede indflytningen til de nye lokaler. Både i form af en veltilrettelagt flytteplan, som kan holde driften kørende under hele flytteprocessen, men også i form af lokalegennemgang inden ibrugtagning, da det kan minimere fejl og mangler i den nye bygning og sikre, at rummene bliver så funktionsdygtige som muligt fra start. Aidin uddyber:

Det mest værdifulde ved lokalegennemgangen er at lytte til brugerne og derefter sætte en proces i gang, der imødekommer det, der fremgår af registreringen. Det vil sige, at vi ved hjælp af forandringsledelse har kunnet sætte fokus på brugeroplevelsen og det fremtidige arbejdsflow.

Vi har udvidet værdikæden
I Artelia arbejder vi målrettet med udvikling af asset og facilities management og har senest etableret afdelingen Driftsherrerådgivning. Afdelingens specialister har et indgående kendskab til brugeroverdragelse, driftsoptimering og planlægning af løbende drift og vedligeholdelse.

Når man bygger nye arbejdspladser, er der ofte en lang proces med at planlægge nye og bedre processer, inden byggeriet går i gang. Her har Artelia mange års erfaring som rådgiver. Nu har vi udvidet værdikæden til også at omfatte god overlevering for at sikre en god drift af bygningerne fra start, når de tages i brug.

Christian Elkjær Tind NielsenAfdelingsleder

Driftsherrerådgivning